東京・日本橋の30代税理士開業日記

これまで多くの社長とお付き合いをさせていただきましたが、電話でやり取りしたい社長もおりました。

その理由として考えられるのは、

• 電話の方が早い
• 文字を打つのがめんどくさい
• チャットやメールの使い方がよくわからない

というところだと思います。

確かに、電話で説明した方が早いことや文字だけだと説明しきれないこともありますので、その時は当事務所でも電話は使用しています。

しかし、特別急ぎの場合や、文字で説明しきれないこと自体は、圧倒的に少ないと思いますので、基本的にはチャットワークを使用していただくようにしています。

チャットワークの使用を推奨している理由は3つあります。

1.チャットワークは、これまでのやりとりが記録に残りますので、お互いに「言った言わない」のトラブルがなくなることです。

「言った言わない」の原因として多いのが、言った側の意図と、受け取った側の解釈が異なってしまっていた時です。

言った側はこう言ったつもりなのに、受け取った側は、そんなの聞いてないということになる事が電話だとよくあります。特にお互い忙しい状態の時に電話でやり取りをした時によく起こります。

チャットワークであれば、仮に伝える側の意図と受け取る側の解釈が違っていたことがあってもやり取りの記録が残ってますので、伝える側の「言葉が足りてなかった」とか受け取る側の「解釈が間違ってた」、とかすれ違いの原因がハッキリするだけでも、お互い許し合えるものだと思います。

また、やり取りの記録は検索をかける事が出来ますので、相手に質問などを投げかける前に検索で過去のやり取りを確認することで、相手に重複した質問をしてしまうことも防げますし、どんなやり取りをしていたか復習することもできます。

2.チャットワークはデータのやり取りが非常に楽です。

パソコンであれば、送りたい資料をチャットワークの画面にドラッグ&ドロップするだけで資料を送る事ができます。

また、送ったデータを万が一間違えて送ってしまった場合は削除をすることができます。それ以前に間違えないようにしなければなりませんが。

3.スマホでもやり取りができ、同時に複数のお客様とやり取りができるため、効率良く、クイックレスポンスも可能になる。

メールでもスマホでの返信は可能ですが、パソコンでないと返信しづらいということも多く、また、一人一人メールアドレスを入力して…とか返信ボタンを押して…という動作が発生するため機動的とは言いにくいです。

チャットワークであれば、スマホにアプリをインストールする事でスマホからも返信できますので、外出の移動中であったり、いつでもどこでも返信が可能になります。また、一つの画面にお客様が一覧になって表示されますので、返信もスピーディに出来ます。

また、何十社何百社にもなるお客様とのやり取りを一元管理できるのも良いところです。

当事務所はクイックレスポンスを心がけておりますし、返信漏れは最小限に食い止めたいと考えています。

チャットワークは使った事ないから…LINEじゃダメなの？という事はたまに言われますが、チャットワークは、銀行並みのセキュリティレベルと言われてるようですので、やはりビジネス上のやり取りですので、セキュリティ面を考慮するとチャットワークなのかなと思います。

ただ、チャットワークだけでなくSlackも積極的に使用させて戴いております。

チャットワークやslackを使用する事で、お客様からも相談がしやすいとか便利というお声をいただいております。

前の税理士とは、電話しても出てくれないし、あまり連絡を取れなかった。という声も良くお聞きします。

チャットワークは文字だけのやり取りでコミュニケーションが難しいと思われがちですが、その逆で税理士を常に身近に感じる事ができるツールだと自分は思います。