せっかく自分のサービスをホームページで詳しく書いても、全てのページをちゃんと読んでから問い合わせてくる人は多くありません。

どの業種でも「読まない人ほど気軽に連絡してくる」というのは、ひとり社長にとって地味に大きな悩みです。

当事務所にも、下記のような形でホームページに打ち出している内容とは違う問い合わせはたまにあります。

• ひとり社長専門と説明しているが、従業員数十名の会社からの問い合わせ
• オンライン対応と説明しているが、直接会いたいという問い合わせ
• チャットでのやり取りが基本と説明しているが、電話でのやり取りを希望する問い合わせ
• 営業目的での問い合わせは遠慮しているにも関わらず、業者からの営業目的の問い合わせ

もちろん、これらの問い合わせがある事自体は迷惑ではありません。(営業目的の問い合わせは迷惑です。)

本来なら対応しなくても良い問い合わせに時間を取られたり、断るだけで気まずい思いをしたりするのは、メンタルを擦り減らします。

また、せっかくお問い合わせいただいた方にも無駄な時間を使わせる結果になります。

今回はこれらのことを踏まえて、ひとり社長が自分のサービスでも応用できる「読まれない前提の問い合わせ対策」を4つのポイントにまとめてお伝えします。

これは業種を問わず、すぐに取り入れやすい方法です。

例えば、下記のようなことが考えられます。

・必須入力を多めにする
・予算感や希望内容を選択式にする
・「こういう方には対応できない場合があります」と正直に書いておく

これだけで、条件が合わない人は途中で離脱してくれる可能性が高まります。

当事務所では、初回無料面談のお問い合わせフォームに、以前は複数の面談方法を載せていました。

しかし、それを今はZoomによるオンライン面談のみしか選択できないようにしています。

オンライン対応のみで打ち出しているのですから、思い切って初回無料面談からオンライン面談にすることをある日決意したのです。

これによって、問い合わせが減る可能性がありました。

「初回くらいリアル対面で会いたい」という方は、問い合わせしてこなくなると思ったからです。

私自身も、初回くらいはリアル対面でお会いした方が良いかなという気持ちはありました。

ただ、その軸をぶらしてしまうと、当事務所が本当に来ていただきたいお客様に来ていただけなくなりますし、お問い合わせいただいた方にも良い結果をもたらさないと思いました。

勇気を持って、ターゲットを絞り込むというのは、お互いの満足度を高めるものなのだと考えています。

問い合わせフォームに条件を盛り込むことで、問い合わせの絶対数は減ると思いますが、問い合わせの精度が高まると思いますし、恐らく成約率も高まります。

フォーム送信後に届く自動返信メールも活用しましょう。

「内容を確認のうえ、対応が難しい場合は返信を控えさせていただく場合があります」
「条件に合わない場合はこちらから連絡を控えることがあります」

と一言添えるだけで、「送ったのに返事が来ない！」という誤解を防げます。

それでも読まずに送ってくる人はゼロにはならないので、簡単な断り文を一つ準備しておくと安心です。

例えば、

「お問い合わせありがとうございます。
大変恐縮ですが、今回はサービス内容や条件に照らして対応が難しいと判断いたしました。
貴重なお時間をいただきましたのに申し訳ございません。」

こんな一文を持っておくだけで、返信に余計なエネルギーを使わずに済みます。

いくら問い合わせ段階で、お金をいただいていない状態の方とはいえ、「返信がない＝無視された」と思われてトラブルになってしまう可能性もないとは言えません。

以前、当事務所でも問い合わせフォームへの返信を失念してしまったことがありましたが、どこかで電話番号を見つけてクレームに発展したケースがありました。

その際に、自動返信メールにて、上記のようなことが記載されているか、そうでないかというだけでもだいぶ違ってくると思います。

上記と内容が被ってしまうことですが、「どなたでも歓迎」と書いてしまうと、幅広い問い合わせが来るのは当然です。

そうではなく、下記のように記載するのがお勧めです。

・「こういう方に特におすすめです」
・「こういう目的の方限定のプランです」

ターゲットをはっきりさせておくと、来てほしい人が来てくれる確率が高まります。

当事務所のホームページには最近、当事務所が合う方、合わない方について記載することにしました。

これによって、ホームページから離脱してしまう方もいると思いますし、問い合わせて大丈夫かなと心配になる方もいると思います。

しかし、逆に、「これは自分のための税理士事務所だ」と感じていただける方も出てきます。

実際に、ホームページにこのような記載をするようになってから、当事務所にピッタリな方からのお問い合わせが増えました。

さらには、ほぼ当事務所と顧問契約することを決めている方からの問い合わせも増えたため、初回無料面談も30分ほどZoomでお話しただけで、顧問契約を決めていただくケースも増えました。

繰り返しになってしまいますが、ターゲットを絞り込むということは、良いことばかりなのです。

文章を読まないタイプの方も、なぜか、こういう方に来てほしいです、という類の文言は見ているか、なんとなく雰囲気を感じ取ってくるような気がしています。

問い合わせフォームに条件をつけたり、条件を目立たせたりすれば、全体の問い合わせ数は確かに減るかもしれません。

しかしその分、無駄なやり取りにかかる時間とストレスは確実に減ります。

また、相手にとっても無駄な時間と精神を使わせないことに繋がります。

結果として、本当に来てほしいお客さまがちゃんと集まる状態に近づきます。

どんな業種でも、全部読んでから問い合わせる人は多くありません。

だからこそ、ひとり社長こそ「読まれない前提」で仕組みを整えて、貴重な時間とエネルギーを守るべきです。

当事務所では、「ひとり社長」「オンライン対応」「クラウド会計」にリソースを集中して、これらを求めるお客様に対しての満足度の向上に努めています。

当事務所との顧問契約をご検討いただける方は、ぜひお気軽にご相談ください。